物业作业指导文件:IC卡管理办法1.目的规范对IC卡的管理控制,避免IC卡的不合理使用。
2. 范围适用各管理处IC卡的工作管理3.定义无4.职责部门/岗位工作职责管理处经理负责对IC卡的发放工作的全面监督和检查管理处指定人员/岗位负责IC的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作安全部负责核对顾客的IC卡使用情况
5.方法及过程控制
5.1.IC卡的发放控制
5.1.1管理处经理负责对IC卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指定专人负责IC卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。
每季度对IC卡进行统计整理,填写《IC卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 IC卡的登记发放
5.2.1 业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,IC卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《IC卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
5.2.2 公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行IC卡的发放授权,并在《IC卡发放/异常情况登记表》进行登记。
5.2.3 IC卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。
5.2.4 业主和工作人员发卡情况应分开登记。
5.3 IC卡的挂失、解挂
5.3.1 持卡人挂失/解挂IC卡时,须出示本人身份证,经IC卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
5.4 IC卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内IC卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成IC卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。
5.4.3公司赠送的IC卡办理退还相关手续时不能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。
5.5 IC卡的注销
5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其IC卡进行注销,并通知原业主。
5.5.2如果工作人员持有的IC卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回IC卡并赔偿损失,同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。
5.6 IC卡的授权期限规定业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统IC卡授权期限一般为十年;
车辆IC卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。
其他人员IC卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
5.7工作人员IC卡的回收工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回IC卡,登记在《IC 卡发放/异常情况登记表》。
6. 支持性文件无7.质量记录表格TJWY7.
5.1-A01-03-F1《IC卡发放/异常情况登记表》TJWY7.
5.1-A01-03-F2《IC卡季度整理表》TJWY7.
5.1-A01-03-F 3. 《机动车IC卡办理通知单》
